Wie das Eisenhower-Prinzip hilft, Prioritäten zu setzen

Der Ausgangspunkt für das Eisenhower-Prinzip ist deine aktuelle To-Do-Liste. ALLE anstehenden Aufgaben auf einem Zettel (in einem hübschen Buch oder ausgefeilten System) festzuhalten, ist ein guter Anfang, um die Dinge aus dem Kopf zu haben.

Die richtigen Prioritäten setzen

Jetzt geht´s darum, sich die eigene Energie und Zeit einzuteilen, um diese Punkte im Flow sinnvoll und effizient abzuhaken.

Das heißt, genau zu wissen:

• was muss jetzt erledigt werden und was hat noch Zeit.
• was ist wichtig und was darf ich vor lauter To-Dos nicht aus den Augen verlieren.
• was kann ich delegieren oder vereinfachen.
• was kann ich streichen oder zumindest reduzieren.

Das Eisenhower-Prinzip

Wer sich mit Zeitmanagement beschäftigt, kommt an Mister Eisenhower nicht vorbei. Der 34. Präsident der Vereinigten Staaten ist Namensgeber für eine der bekanntesten Methoden, um sinnvoll Prioritäten zu setzen. Ein einfaches System, um Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen und sicherzustellen, dass du dich um die Dinge kümmerst, die dich deiner Vision und deinen Zielen näher bringen.

4 Kategorien nach dem Eisenhower-Prinzip

Nach dem Eisenhower-Prinzip ordnest du deine Aufgaben in vier verschiedene „Schubladen“, und zwar nach den zwei Fragen:

• Ist das wichtig oder unwichtig?
• Ist das dringend oder nicht dringend?

Das schaut dann so aus:

Im Grunde genommen sehr einfach. In der Praxis tauchen aber immer wieder Fragezeichen auf.
Oft ist nicht klar, in welche Schublade eine Aufgabe einzuordnen ist.

In welche Kategorie gehört das?

1. Was ist dringend und wichtig?

Dringendes hat einen Termin oder eine zeitliche Befristung.

So! Jetzt hat heutzutage fast alles einen Termin und ist angeblich „dringend“ und „wichtig“. Wenn wir nicht aufpassen, ist diese Schublade knallvoll und wir ständig im Stress und unter Druck.

Eine einfache Frage hilft dir, auszusortieren, was wirklich dringend und wichtig ist:

Was passiert, wenn ich das nicht in der Zeit erledige?

Etwas Schlimmes! Das hätte negative Konsequenzen für dich, für dein Business oder dein Leben.
Dann ist der Punkt tatsächlich dringend und wichtig!
Erledige das so schnell wie möglich!

Wenn du so eine Aufgabe aufschiebst, wirkt das in deinem Unterbewusstsein wie eine tickende Bombe.

Bei mir bekommen diese Aufgaben einen roten Punkt.

Deine To-do Liste ist vollgepackt mit roten Punkten? Lauter dringende und wichtige Sachen stehen auf deinem Zettel?

Da stimmt etwas nicht!

Es sei denn, du beziehst dein Gehalt als Krisenmanager. Oder sagen wir so: Wenn du nicht zu den wenigen Menschen gehörst, die Stress und Druck liiieben, ist das ein Flow-Killer. Diese Schublade gehört unbedingt reduziert, wenn du nicht in einem Burnout landen willst.

Noch ein Hinweis, der sich in der Praxis oft herauskristallisiert:
Wichtige Aufgaben sind selten dringend und dringende Aufgaben selten wirklich wichtig.

2. Was ist dringend und unwichtig?

Das sind Aufgaben, die erledigt gehören, und zwar bis zu einem bestimmten Zeitpunkt oder innerhalb eines Zeitrahmens. Halten wir fest: Die Welt würde nicht untergehen, wenn es vielleicht ein wenig länger dauert.

Klassische Beispiele sind: Kundenanfragen beantworten, ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag erstellen, einen Vertrag rausschicken, den Monatsbericht abliefern, die Buchhaltung machen, … (Ja, manchmal kann einer diese Punkte wichtig sein, aber meist geht es nicht um die Wurst.)

Bei mir bekommen diese Aufgaben einen grünen Punkt. 

Oft sind das Aufgaben, die immer wiederkehren. Idealerweise kannst du einiges davon delegieren oder auslagern. Das geht vielleicht öfters als du denkst.

Was bei diesen wiederkehrenden Punkten meistens geht: System reinbringen!
Du musst das Rad nicht jedes Mal neu erfinden und kannst den Ablauf erheblich beschleunigen, wenn du gut organisiert bist und auf ein fixes System zurückgreifen kannst.

3. Was ist wichtig und (leider!) nicht dringend?

Das sind alle Aufgaben, die dich persönlich, dein Business oder dein (Job-)Leben wirklich weiterbringen.

Diese wichtigen Punkte haben in der Regel keinen unmittelbaren Zeitdruck, benötigen aber Zeit.

Und zwar Zeit, in der du konzentriert und fokussiert bist. Die lassen sich nicht so nebenbei oder zwischen zwei „Feuerwehreinsätzen“ erledigen. Genau deswegen bleiben diese Aufgaben leider oft auf der Strecke.

Klassischer Weise sind das Aufgaben wie: Strategische Überlegungen, die Geschäftsentwicklung, langfristige Ziele, Marketing, Fortbildungen, etc. Das kann aber auch so etwas wie „Quality Time mit deinen Liebsten“, „Zeit für dich selbst“ oder „Sport“ sein.

Noch einen Tipp von mir: Um das Wichtige herauszufiltern, stell dir die Frage:

Was bringt es mir, meinem Business oder meinem Leben?

Wichtig sind Aufgaben, wenn sie z.B.: Wachstum bringen, Problemursachen lösen, die Dinge vereinfachen, Freude machen, das innere Feuer dafür brennt oder ein wichtiges Bedürfnisses dadurch erfüllt wird.

Aber was rede ich da? DU bestimmst natürlich, was für dich in dieser Hinsicht wichtig ist und was dir eine Aufgabe bringen soll, damit sie als wichtig eingestuft wird.

Bei mir bekommen diese Aufgaben einen orangenen Punkt. 

Wenn du stressfrei, mit Freude und oft hochproduktiv im Flow arbeiten willst, setze alles daran, möglichst viel Zeit und Energie in Aufgaben aus dieser Schublade zu stecken. Das wird dir auch helfen mit weniger Aufwand wesentlich mehr und vor allem das Wesentliche zu schaffen.

Setz dir Termine

Setz dir heilige und unantastbare Termine (!!!) – für diese Aufgaben!

Wenn du diese Termine in deine Highlight-Zeit – deine energetischen Hochphasen legst, kannst du deine Produktivität mühelos steigern. In diesem Zeitfenster musst du deinen Autopilot ausschalten und darfst dich nicht ständig von anderen Dingen ablenken lassen, um effizient arbeiten zu können.

Termine, gut und schön. Aber oft fehlt dir dann zu dem festgesetzten Termin der Flow, um das Wichtige produktiv und fokussiert anzugehen? Kenne ich. Das hilft: To-do-Liste erstellen für Kreative & Intuitive.

Soweit so gut. Aber wo findest du die Zeit für Wichtiges, wenn dein Terminkalender voll ist?
Am besten, in dem du aufhörst, Zeit und Energie im 4. Bereich zu verschleudern.

4. Zu guter Letzt: Was ist unwichtig und nicht dringend?

Bleiben noch die Aufgaben über, die weder wichtig noch dringend sind. Aufgaben, die du gar nicht unbedingt erledigen musst.

Schau, wo du deine Zeit und Energie mit Dingen verplemperst, die eigentlich für die Katz sind: Was steht auf deiner To-do-Liste, was dir nichts bringt. Genau genommen nur Zeit- und Energieverschwendung ist.

Was sind Punkte, die in die Kategorie „Das sollte ich…“, „Das müsste ich eigentlich…“, „XY macht das …“ X sagt, dass ich das machen sollte…“ fallen. Müsste und Sollte verursachen ein schlechtes Gewissen, stressen und rauben die Kraft für das Wesentliche.

Die klassische Empfehlung für diese Schublade lautet:
Streich diese Dinge! 

Die Aufgaben dieser Kategorie, die ich nicht streiche, bekommen einen grauen Punkt. 

Je weniger Zeit und je mehr Stress du hast, desto wichtiger ist es, die Streich-Regel zu befolgen oder die grauen Punkte zu ignorieren. Auch wenn du anfangs dabei ein mulmiges Gefühl hast. Denk daran:

Mit dieser Schublade verschwendest du Zeit und Energie, die du für wichtige und/oder dringende Dinge nicht mehr hast.

Noch mal bildlich zusammengefasst:

Die Vorteile vom Eisenhower-Prinzip

Mit diesen 4 Schubladen kannst du erheblich stressfreier, effizienter und effektiver arbeiten:

• Es fällt dir leicht zu entscheiden, was du wann anpacken musst.
• Dein Kopf wird dir dadurch erheblich weniger Stress verursachen.
• Du merkst, wenn du ständig Feuerwehr spielst und kannst gegensteuern.
• Du erkennst, wenn du deine Zeit und Energie mit Unwichtigem vergeudest und kannst diese Dinge reduzieren.
• Das Wichtigste: Du verlierst das Wichtigste nicht aus den Augen!

Wenn du oft den Fokus verlierst, dich leicht ablenken lässt oder dich oft mit Dingen beschäftigst, die in Wahrheit für dich Unwesentlich sind, dann buche dir ein Matrix Coaching to go. Da schauen wir uns anhand deiner persönlichen Matrix an, was dir hilft, fokussierter und produktiver zu sein > Business Coaching to go.

Go for flow!