Effizient arbeiten: 5 Fragen, um entspannt mehr zu schaffen

Die Frage ist: Wie kannst du deine verfügbare Zeit gut nutzen und effizient arbeiten?

Effizient arbeiten heißt bewusst entscheiden

Effiziente Aufgabenbewältigung beginnt dort, wo du immer und immer wieder eine bewusste Entscheidung triffst.

OK! Pi mal Daumen musst du 6-8 Stunden schlafen, um fit und leistungsfähig zu sein. Über den Rest der Zeit bestimmst du.

Vielleicht protestierst du gerade. Du musst ja auch arbeiten gehen und vielen Verpflichtungen nachkommen. Du musst deine Aufgaben erfüllen und deine To-do Liste abarbeiten.

Aber mal ehrlich: Keiner zwingt dich dazu. Keiner peitscht dich in der Früh an deinen Arbeitsplatz. Keiner nötig dich, der Tätigkeit nachzugehen, der du gerade nachgehst. Letzten Endes tust du das freiwillig – auch, wenn es sich gerade nicht so anfühlt.

Es steht dir in jedem Augenblick frei, eine Entscheidung zu treffen.
Frei zu entscheiden, welcher Aufgabe du dich annimmst und welcher nicht.
Frei zu entscheiden, wie lange du etwas tun möchtest und mit welcher Intensität und Aufmerksamkeit.

Vielleicht siehst du dich manchmal zu etwas gezwungen. Bist durch äußere Umstände in deiner Entscheidungsfreiheit eingeschränkt. Mag sein.

Was dir allerdings viel öfter in die Quere kommt und ein echter Flow- und Produktivitäts-Killer ist: dein Autopilot.

Der Autopilot-Modus verhindert effizientes arbeiten

Das Telefon klingt, du hebst selbstverständlich ab. Ein e-mail poppt auf, du antwortest prompt. Ein Auftrag trudelt ein, du nimmt ihn ungeprüft an. Dein Chef will was, du springst schon. Ein Mitarbeiter braucht deine Hilfe, du erledigst das klarer Weise. Ein Bericht landet auf deinem Tisch, du rechnest jedes Komma nach.

Die Rede ist von Mechanismen, durch die du automatisch auf Reize von außen reagierst und dich aus deinem Flow reißen lässt.

Tschüss, Entscheidungsfreiheit! Tschüss, Produktivität!

Um effizient zu arbeiten, musst du deinen Autopiloten bewusst ausschalten und deine magische Wunderwaffe nutzen: deine Entscheidungsmacht.

5 Frage, um effizient zu arbeiten

1. Bringt diese Aufgabe meine Arbeit voran?

Steck deine wertvolle Zeit in erster Linie in Aktivitäten, die wirklich wichtig sind. Aktivitäten, die dich weiterbringen. Aktivitäten, die dich und dein (Job-)leben bereichern – sei es in finanzieller, seelischer oder emotionaler Hinsicht. Aktivitäten, mit denen du etwas bewirkst und deinen Beitrag leistest.

Ja, eine Aufgabe, die dir richtig Spaß macht und dich in eine gute Energie und in deine Power bringt, zählt auch. Erst einmal eine Runde laufen zu gehen, kann beispielsweise genau die richtige Entscheidung sein, um danach hochproduktiv arbeiten zu können..

2. Ist das eine Aufgabe, die ich anpacken muss und die meiner Position entspricht?

Gib Aufgaben ab, die du nicht unbedingt selbst machen musst.

Wenn du dich als Manager oder Unternehmer um jeden Kleinkram selbst kümmerst und Aufgaben erledigst, für die deine Mitarbeiter zuständig sind, bleibt dir keine Zeit, für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Auch als Solo-Unternehmer oder Selbstständig musst und kannst du nicht alles selbst machen. Überlege dir, welche Aufgaben du auslagern kannst. Vielleicht suchst du dir jemanden, der die Buchhaltung übernimmt oder sich um deinen Internet-Auftritt kümmert, oder du holst dir eine virtuelle Assistentin für Schreibaufgaben.

Egal, was du jobtechnisch tust: Du kannst auch Aufgaben delegieren, die im Haushalt anfallen, um dich zu entlasten. Gönne dir z.B: eine Putzfrau oder zwei Nachmittage einen Babysitter. Ja, das kostet etwas, aber das ist nichts gegen den Preis, den du bezahlst, wenn deine wahren Prioritäten immer hinten anstehen.

3. Erledige ich diese Aufgabe jetzt oder ist zuerst Wichtigeres dran?

Idealerweise fokussierst du dich auf eine Aufgabe und schaltest alle möglichen Störquellen und Unterbrechungen solange aus, bis du fertig bist oder dein geplantes Pensum erledigt ist.

Die Arbeitswelt ist allerdings selten ideal. Es wird  immer wieder passieren, dass du unterbrochen wirst. Abgelenkt von einer Aufgabe.

Wiederum geht es darum, bewusst zu entscheiden, was du jetzt tust: Ob du – nach der Unterbrechung – sofort zu deiner Aufgabe zurückkehrst oder ob sich deine Prioritäten verändert haben und jetzt zuerst Wichtigeres dran ist.

Nicht die Unterbrechung bestimmt, wie du weiterarbeitet.
Du entscheidest! 

4. Wie gehe ich die Aufgabe am besten an?

Welche Rahmenbedingungen helfen dir, deine Aufgabe effizient zu bewältigen?

Hier kann es wieder darum gehen, Störfaktoren auszuschalten. Oder darum, dich an einen ruhigen Ort zurückzuziehen oder dich in ein Café zu setzen und dort zu arbeiten. Letzteres mache ich liebend gerne, um konzentriert zu bloggen – da komme ich am leichtesten in einen Schreib-Flow.

Was musst du vielleicht vorbereiten oder vorab erledigen, um dich dir Aufgabe gut widmen zu können?

Ich nehme mir beispielsweise eine halbe Stunde Zeit, um zu recherchieren und Input zu sammeln, bevor ich ins Café gehe und blogge.

5. Wie viel Zeit werde ich dieser Aufgabe widmen?

Last but not least ist es für deinen Flow förderlich, vorab festzulegen, wie viel Zeit du für eine Aufgabe aufwenden möchtest. Ein klarer Zeitrahmen hilft dir, deinen Fokus zu halten.

Ich habe die Tendenz, zu unterschätzen, wie lange eine Aufgabe braucht. Daher mein Rat: Setze dich nicht mit utopischen Zeitvorgaben unnötig unter Stress.
Von vornherein großzügig zu sein und mehr Zeit einzuplanen als nötig, ist allerdings ineffizient: Du brauchst dann nämlich auch länger als nötig.

Teile dir deine Aufgabe in kleine Häppchen und schätze realistisch ein, wie lange es dauert, um diesen „Bissen“ effizient abzuarbeiten.

[hr]

Experimentiere mit deiner Entscheidungsmacht und diesen 5 Fragen.

Ich verspreche dir: Dein Stress-Level sinkt, dein Flow-Potenzial steigt und deine Produktivität wächst enorm, sobald du deinen Autopilot ausschaltest und immer und immer wieder bewusst entscheidest, was du wann, wie und wie lange tun willst.

Anhand deiner Matrix können wir uns ganz gezielt anschauen, wie du am besten effizient arbeitest, auf welche Fallen du achten musst und wie du deine Stärken gut nutzt. Wenn du diese maßgeschneiderte Unterstützung möchtest, hol dir ein Coaching to go.

Go for flow!

Mag. Su Busson
Human Design Analysen, Matrix-Coaching, psychologische Beratung & Biohacking,
um Stress, Ängste und Blockaden zu lösen und dein Bestes zu leben